Co warto wiedzieć przed wdrożeniem.

Pełny cennik znajdziesz na stronie /cennik — razem z kalkulatorem, który pozwala sprawdzić koszt dla dowolnej liczby wizyt miesięcznie.

Rozliczamy się według liczby wizyt, a nie za miejsca ani za użytkowników. Dostępny jest plan Elastyczny, w którym płacisz tylko za faktycznie otwarte wizyty, oraz plany z miesięcznym minimum, które oferują niższą cenę za wizytę w zamian za zobowiązanie do opłacenia określonej liczby wizyt miesięcznie.

Zacznij od bezpłatnego okresu próbnego — 100 wizyt przez 14 dni, bez podpinania karty płatniczej i bez zobowiązań. Plan wybierasz dopiero po zakończeniu okresu próbnego.

Po okresie próbnym korzystasz z wybranego planu, a na początku każdego miesiąca otrzymujesz fakturę VAT za poprzedni miesiąc. W planach z miesięcznym minimum faktura obejmuje co najmniej liczbę wizyt określoną w planie.

Plan możesz łatwo zmienić w zakładce Rozliczenia. Wybrana zmiana zostanie zastosowana od 1. dnia następnego miesiąca. Do końca bieżącego miesiąca możesz ją anulować.

Możesz również zrezygnować w dowolnym momencie. Wystarczy napisać do nas na [email protected] przed końcem bieżącego miesiąca — kolejna faktura nie zostanie wystawiona. Nie ma długoterminowego zobowiązania ani okresu wypowiedzenia.

Tak — przed nagrywaniem klient musi pisemnie wyrazić zgodę. W praktyce oznacza to podpis pod krótką klauzulą zgody na nagrywanie wizyty i jej przetwarzanie przez AI, dołączoną do dokumentów podpisywanych przez klienta w placówce weterynaryjnej.

Klient może odmówić zgody bez wpływu na jakość świadczonej usługi. Wówczas wizyta nie jest nagrywana, a lekarz uzupełnia dokumentację po jej zakończeniu — dyktując notatki lub spisując je ręcznie. Wszystkie funkcje systemu pozostają dostępne.

W formie pisemnej — przez podpis klienta pod krótką klauzulą informacyjną. Klauzula jest dołączana do standardowych dokumentów podpisywanych przy wizycie i informuje, że wizyta będzie nagrywana, a nagranie przetworzone przez AI w celu usprawnienia pracy lekarza.

Każda placówka weterynaryjna korzystająca z Vetaio otrzymuje gotowy wzór klauzuli przygotowany przez prawnika — można go zastosować bez zmian lub dostosować do własnych procedur recepcji.

W trakcie wizyty mogą padać dane chronione — informacje o właścicielu, szczegóły medyczne pacjenta, czasem dane osób trzecich. System został zaprojektowany tak, aby ograniczyć zakres tych danych do niezbędnego minimum, a ich przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO:

• Minimalizacja danych identyfikacyjnych. W systemie nie są przechowywane adres e-mail, adres zamieszkania ani numer telefonu właściciela. Zapisywana jest jedynie nazwa pacjenta, opcjonalnie z nazwiskiem właściciela lub identyfikatorem z systemu placówki weterynaryjnej — wyłącznie w celu identyfikacji pacjenta.
• Transkrypcja jako dokumentacja medyczna. Treść rozmowy staje się elementem dokumentacji medycznej prowadzonej przez placówkę weterynaryjną — tak samo jak ręczne notatki lekarza — i podlega tym samym obowiązkom oraz prawom.
• Audio kasowane natychmiast. Plik dźwiękowy jest trwale i nieodwracalnie usuwany bezpośrednio po zakończeniu transkrypcji. Przechowywany jest wyłącznie tekst.
• Szyfrowanie TLS jest stosowane na każdym etapie komunikacji z systemem.
• Umowy powierzenia z dostawcami. Vetaio współpracuje z zaufanymi dostawcami (m.in. ElevenLabs do transkrypcji, OpenRouter jako pośrednik dostępu do modeli AI, Google Cloud Platform do hostingu). Wszyscy są związani umowami powierzenia przetwarzania — nie mogą wykorzystywać danych do trenowania modeli ani do innych celów.
• Role w RODO. Administratorem danych właścicieli zwierząt pozostaje placówka weterynaryjna. Vetaio występuje w roli procesora — zgodnie ze standardowym modelem usług B2B SaaS.

Za treść dokumentacji medycznej zawsze odpowiada lekarz prowadzący. Vetaio jest narzędziem wspierającym, a nie zastępującym pracę klinicysty. Wygenerowany dokument staje się pełnoprawną dokumentacją medyczną dopiero po jego świadomym zatwierdzeniu przez lekarza.

Jak system minimalizuje ryzyko błędów na każdym etapie:

• Wywiad — surowa wypowiedź klienta jest porządkowana do czytelnej formy klinicznej, bez zmiany treści merytorycznej.
• Badania — lekarz korzysta z własnych szablonów i dyktuje tylko fragmenty istotne dla danego przypadku; AI scala je w spójny opis.
• Notatki i zalecenia — lekarz dodaje uwagi oraz zalecenia dla klienta w dowolnej formie.

Na tej podstawie generowany jest raport SOAP, który system automatycznie weryfikuje pod kątem błędów transkrypcji, niespójności oraz potencjalnych pomyłek. Nazwy leków są dodatkowo porównywane z urzędowym wykazem produktów leczniczych weterynaryjnych dopuszczonych do obrotu w Polsce — częste przekłamania transkrypcji głosowej w nazwach preparatów są korygowane zanim raport trafi do lekarza. Wykryte poprawki są nanoszone automatycznie, ale tylko wtedy, gdy potwierdzają je wpisy lekarza — jeśli nie ma pewności, tekst zostaje bez zmian. Lekarz dostaje gotowy raport do przeczytania, bez listy sugestii do rozpatrzenia.

Wypis staje się dokumentem medycznym dopiero po ręcznym przeglądzie i kliknięciu „Zatwierdź". Sprawdzenie gotowego dokumentu jest wielokrotnie szybsze niż tworzenie go od zera — szczególnie przy bardziej złożonych wizytach.

Nie. Vetaio nie sugeruje leków, metod leczenia ani diagnoz. To świadoma decyzja projektowa — system porządkuje informacje wprowadzone przez lekarza i nie generuje rekomendacji klinicznych.

• Asystent czatu AI w każdej odpowiedzi załącza linki do raportów źródłowych — pochodzenie informacji można zweryfikować jednym kliknięciem.
• Modele AI mogą halucynować, dlatego odpowiedzialność za interpretację wyników i decyzje terapeutyczne pozostaje wyłącznie po stronie lekarza.
• Ewentualne przyszłe sugestie AI (np. propozycje do diagnostyki różnicowej) będą wprowadzane wyłącznie jako opcjonalne wsparcie z jasnym oznaczeniem źródła i widoczną informacją, że stanowią jedynie podpowiedź dla lekarza.

Pełna kontrola nad treścią dokumentacji oraz decyzjami klinicznymi należy do lekarza. Rolą systemu jest skrócenie czasu pracy z dokumentacją i zapewnienie jej spójnej, wysokiej jakości.

Nie. Vetaio nie zastępuje systemów gabinetowych — jest narzędziem uzupełniającym, skoncentrowanym wyłącznie na dokumentowaniu wizyty z pomocą AI. Główna kartoteka pacjenta i pełna obsługa placówki pozostają w dotychczasowym systemie.

W praktyce wygląda to tak:

• Lekarz prowadzi wizytę w Vetaio — nagrywa wywiad, dyktuje wyniki badań i notatki.
• Po przeglądzie i zatwierdzeniu raportu SOAP system generuje gotowy wypis.
• Wypis jest kopiowany do głównego systemu gabinetowego placówki jako część kartoteki pacjenta.

Obecnie Vetaio nie posiada bezpośrednich integracji z systemami gabinetowymi — wypis przenosi się ręcznie. W kolejnych etapach rozwoju planujemy udostępnić integracje z najpopularniejszymi systemami w Polsce, aby wypisy trafiały do kartoteki automatycznie.

Ponieważ Vetaio nie jest jeszcze zintegrowane z systemami gabinetowymi, baza pacjentów na początku jest pusta. Najprostszym sposobem rozpoczęcia pracy jest budowanie historii od zera — z każdą zatwierdzoną wizytą kartoteka pacjenta naturalnie się rozbudowuje.

Asystent AI (czat) jest najbardziej pomocny przy pacjentach z bogatą historią, których trzeba analizować na przestrzeni wielu wizyt — to właśnie wtedy ręczne wertowanie kartoteki bywa najbardziej czasochłonne. Jeśli placówka chce korzystać z tej funkcji od pierwszego dnia, możemy jednorazowo zaimportować wcześniejsze wypisy pacjenta.

Eksport z dotychczasowego systemu i import do Vetaio wykonuje ręcznie nasz zespół — placówka nie musi przeprowadzać go samodzielnie ani używać żadnych narzędzi technicznych. Cały proces uzgadniamy wspólnie i odpowiadamy za jego przebieg.

Do Vetaio trafiają wyłącznie:

• Imię/nazwa pacjenta — do celów identyfikacji.
• Opcjonalne ID pacjenta z dotychczasowego systemu gabinetowego.
• Treść wypisów z poprzednich wizyt.

Dane właścicieli zwierząt — adres, e-mail, numer telefonu — nie są ani eksportowane z dotychczasowego systemu, ani importowane do Vetaio. W systemie pozostaje wyłącznie to, co jest niezbędne do identyfikacji pacjenta i odtworzenia jego historii klinicznej.