Regulamin korzystania z platformy Vetaio

Ostatnia aktualizacja: 21 czerwca 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy Vetaio (dalej: „Platforma” lub „Usługa”), dostępnej pod adresem vetaio.com.
  2. Właścicielem i operatorem Platformy jest Vetaio (dalej: „Operator” lub „Dostawca Systemu”).
  3. Platforma jest narzędziem wspomagającym tworzenie dokumentacji w przychodniach weterynaryjnych, w szczególności poprzez transkrypcję wizyt, generowanie podsumowań opartych na sztucznej inteligencji (AI) oraz czat AI do przeglądania historii pacjentów.
  4. Rejestracja konta lub korzystanie z Platformy oznacza akceptację niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 2. Definicje

  • Użytkownik / Administrator danych – przychodnia weterynaryjna (klinika), która korzysta z Platformy; w rozumieniu RODO pełni rolę Administratora danych osobowych swoich klientów.
  • Lekarz – osoba posiadająca konto w Platformie, upoważniona przez Użytkownika do korzystania z funkcji systemu.
  • Raporty AI – dokumenty generowane automatycznie przez modele sztucznej inteligencji na podstawie danych wprowadzonych przez Lekarza (wpisy tekstowe, nagrania audio), w formacie SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Plan).
  • Czat AI – funkcja umożliwiająca przeszukiwanie i analizowanie historii pacjenta za pomocą modeli AI.
  • Operator / Przetwarzający – Vetaio, który przetwarza dane osobowe wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (Procesor) na podstawie Umowy Powierzenia (DPA).

§ 3. Zakres usługi

  1. Platforma umożliwia:
    • Zarządzanie kartotekami pacjentów (zwierząt).
    • Rejestrowanie przebiegu wizyt weterynaryjnych za pomocą wpisów tekstowych i nagrań audio.
    • Automatyczną transkrypcję nagrań audio do tekstu.
    • Generowanie raportów SOAP z wizyt przy użyciu modeli AI.
    • Przeglądanie historii pacjenta za pomocą Czatu AI.
    • Generowanie podsumowań pacjentów na podstawie zatwierdzonych raportów.
    • Udostępnianie Karty Pacjenta — skonsolidowanego widoku historii pacjenta zawierającego automatycznie generowane podsumowania i sekcje tematyczne (m.in. problemy zdrowotne, leki, alergie, szczepienia, zabiegi, badania), tworzone na podstawie zatwierdzonych raportów SOAP.
  2. Operator zastrzega sobie prawo do modyfikacji zakresu funkcji Platformy, w tym dodawania nowych i wycofywania istniejących, o czym poinformuje Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem.

§ 4. Odpowiedzialność za treści generowane przez AI

  1. Raporty AI mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny. Nie stanowią dokumentacji medycznej w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa do momentu ich zatwierdzenia przez Lekarza.
  2. Modele sztucznej inteligencji mogą generować treści nieprawidłowe, niekompletne lub zawierające błędy (tzw. halucynacje AI). Operator nie gwarantuje poprawności, kompletności ani przydatności treści generowanych przez AI.
  3. Lekarz jest zobowiązany do każdorazowego przeglądu, weryfikacji i zatwierdzenia Raportu AI przed uznaniem go za część dokumentacji medycznej. Zatwierdzenie raportu w systemie jest równoznaczne z przejęciem pełnej odpowiedzialności za jego treść przez Lekarza.
  4. Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za treści zawarte w zatwierdzonych raportach, w szczególności za:
    • Błędy diagnostyczne, terapeutyczne lub faktograficzne zawarte w raportach.
    • Decyzje medyczne podjęte na podstawie treści generowanych przez AI.
    • Szkody wynikłe z wykorzystania raportów bez właściwej weryfikacji.
    • Niezgodność raportów z obowiązującymi standardami dokumentacji weterynaryjnej.
  5. Odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność dokumentacji medycznej spoczywa wyłącznie na Lekarzu i Użytkowniku (przychodni weterynaryjnej), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  6. Treści prezentowane w Karcie Pacjenta są w całości generowane przez modele AI na podstawie zatwierdzonych raportów SOAP. Mogą zawierać błędy, pominięcia, nieaktualne informacje lub błędne zaklasyfikowanie danych. Lekarz jest zobowiązany do weryfikacji tych informacji względem dokumentów źródłowych przed jakimkolwiek wykorzystaniem klinicznym. Operator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje medyczne podjęte wyłącznie na podstawie treści Karty Pacjenta bez ich weryfikacji.

§ 5. Czat AI – ograniczenie odpowiedzialności

  1. Czat AI jest narzędziem pomocniczym służącym do przeszukiwania historii pacjenta. Odpowiedzi generowane przez Czat AI nie stanowią porad medycznych, diagnostycznych ani terapeutycznych.
  2. Czat AI może zwracać odpowiedzi nieprawidłowe, niekompletne, nieaktualne lub wyrwane z kontekstu. Operator nie gwarantuje dokładności ani wiarygodności odpowiedzi Czatu AI.
  3. Lekarz jest zobowiązany do samodzielnej weryfikacji każdej informacji uzyskanej z Czatu AI przed podjęciem jakichkolwiek decyzji klinicznych.
  4. Operator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z wykorzystania informacji uzyskanych z Czatu AI.

§ 6. Obowiązki Użytkownika

  1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Platformy zgodnie z niniejszym Regulaminem, obowiązującym prawem oraz zasadami etyki zawodowej.
  2. Użytkownik jest odpowiedzialny za:
    • Zapewnienie, że osoby korzystające z Platformy w ramach jego organizacji posiadają odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje.
    • Bezpieczeństwo danych logowania (login, hasło) do kont w Platformie.
    • Weryfikację i zatwierdzanie Raportów AI przed włączeniem ich do dokumentacji medycznej.
    • Informowanie swoich klientów (właścicieli zwierząt) o korzystaniu z systemu AI zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
  3. Użytkownik, jako Administrator danych osobowych swoich klientów, jest odpowiedzialny za zgodność przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO.

§ 7. Nagrania audio i transkrypcje

  1. Nagrania audio wizyt są przetwarzane wyłącznie w celu automatycznego generowania transkrypcji tekstowej i, na jej podstawie, Raportu AI (podsumowania wizyty w formacie SOAP).
  2. Nagranie audio jest usuwane niezwłocznie po zakończeniu transkrypcji. W przypadku nieuruchomienia przetwarzania lub jego niepowodzenia — nagranie jest trwale i nieodwracalnie usuwane nie później niż w ciągu 24 godzin od zakończenia wizyty. Nagranie nie jest przechowywane trwale, nie jest eksportowane ani udostępniane osobom trzecim poza wskazanym w Polityce Prywatności podmiotem realizującym transkrypcję (ElevenLabs, Inc.).
  3. Transkrypcja jest technicznym produktem pośrednim i nie jest widoczna dla użytkowników Platformy (Lekarzy, personelu Przychodni, klientów) w interfejsie Systemu. Po wygenerowaniu Raportu AI transkrypcja jest przechowywana przez Operatora w ramach infrastruktury obserwowalności AI (Langfuse GmbH, UE), wyłącznie w celu monitoringu jakości i debugowania modeli AI, przez okres nieprzekraczający 90 dni, po którym jest automatycznie usuwana. Dostęp do transkrypcji ma wyłącznie personel Operatora realizujący obowiązki Procesora, w ograniczonym zakresie technicznym.
  4. Transkrypcja nie jest udostępniana innym przychodniom, osobom trzecim, ani wykorzystywana do trenowania modeli AI dostawców zewnętrznych. Zakaz wykorzystywania danych do trenowania modeli jest zawarty w umowach powierzenia z subprocesorami AI (m.in. opt-out z trenowania modeli aktywny u dostawców modeli językowych).
  5. Użytkownik jest odpowiedzialny za uzyskanie odpowiedniej podstawy prawnej (zgoda lub uzasadniony interes) do nagrywania wizyt zgodnie z przepisami RODO.

§ 8. Ograniczenie odpowiedzialności Operatora

  1. Operator dokłada starań, aby Platforma działała w sposób ciągły i niezawodny, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Usługi.
  2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
    • Przerwy w działaniu Platformy wynikające z przyczyn technicznych, konserwacji lub siły wyższej.
    • Utratę danych wynikającą z działań Użytkownika.
    • Szkody wynikające z korzystania z treści generowanych przez AI bez ich weryfikacji (patrz § 4 i § 5).
    • Działania lub zaniechania dostawców usług zewnętrznych (subprocesorów).
  3. W maksymalnym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, całkowita odpowiedzialność Operatora z tytułu korzystania z Platformy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia.

§ 9. Ochrona danych osobowych

  1. Operator przetwarza dane osobowe wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (Procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  2. Administratorem danych osobowych klientów (właścicieli zwierząt) jest Użytkownik (przychodnia weterynaryjna).
  3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez Operatora jako administratora danych Użytkowników (lekarzy, personelu klinik) określone są w Polityce Prywatności.
  4. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) w zakresie opisanym w Załączniku nr 1.

§ 10. Własność intelektualna

  1. Platforma, jej kod źródłowy, interfejs użytkownika, grafiki i dokumentacja stanowią własność intelektualną Operatora.
  2. Użytkownik zachowuje pełne prawa do danych wprowadzonych do Platformy oraz do zatwierdzonych raportów.

§ 11. Postanowienia końcowe

  1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O istotnych zmianach Użytkownik zostanie poinformowany z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni za pośrednictwem poczty elektronicznej lub powiadomienia w Platformie.
  2. W przypadku sprzeczności między postanowieniami Regulaminu a Umową Powierzenia (DPA), pierwszeństwo mają postanowienia DPA w zakresie ochrony danych osobowych.
  3. Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z korzystania z Platformy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego, RODO oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Załącznik nr 1 – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA)

Niniejsza Umowa Powierzenia stanowi integralną część Regulaminu i wchodzi w życie z chwilą akceptacji Regulaminu.

§ 1. Przedmiot i zakres powierzenia

  1. Użytkownik (Administrator) powierza Operatorowi (Przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji Usługi, polegającej na wspomaganiu tworzenia dokumentacji w przychodni weterynaryjnej (transkrypcja wizyt, generowanie podsumowań).
  2. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi i na udokumentowane polecenie Administratora.
  3. Przetwarzanie obejmuje następujące rodzaje danych osobowych:
    • Informacje o zwierzęciu (pacjencie): imię, gatunek, rasa, wiek, historia leczenia — dane wprowadzane przez Administratora do dedykowanych pól Platformy.
    • Treść wpisów wizyt: notatki tekstowe wprowadzane przez personel Administratora oraz nagrania audio wizyt i ich transkrypcje.

    Platforma nie zawiera dedykowanych pól na dane kontaktowe właścicieli zwierząt (imię, nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu) i nie wymaga ich wprowadzania w celu świadczenia Usługi. Zakres danych faktycznie powierzonych do przetwarzania zależy od tego, jakie informacje Administrator wprowadza do systemu. Jeżeli Administrator zdecyduje się umieścić dane właściciela w polu tekstowym (np. dopisując nazwisko właściciela do pola „imię pacjenta” dla łatwiejszego wyszukiwania), Operator przetworzy je jako część treści tego pola.

  4. Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania Regulaminu (korzystania z Usługi).

§ 2. Obowiązki Przetwarzającego

Przetwarzający (Operator) zobowiązuje się do:

  • Przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (art. 28 ust. 3 lit. a RODO).
  • Zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
  • Wdrożenia i utrzymania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z art. 32 RODO, w tym: szyfrowanie danych w transmisji (TLS) i w spoczynku, kontrola dostępu oparta na zasadzie minimalnych uprawnień, pseudonimizacja tam, gdzie to możliwe.
  • Udzielania Administratorowi pomocy w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą.
  • Usunięcia lub zwrotu wszystkich danych osobowych po zakończeniu świadczenia Usługi (w terminie 30 dni), chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie.
  • Udostępniania informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków oraz umożliwienia przeprowadzania audytów.

§ 3. Podpowierzenie (subprocesorzy)

  1. Administrator udziela Przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z usług subprocesorów w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi.
  2. Przetwarzający zobowiązuje się informować Administratora o planowanych zmianach na liście subprocesorów z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
  3. Administrator może z uzasadnionych przyczyn zgłosić sprzeciw wobec powierzenia danych konkretnemu subprocesorowi.
  4. Przetwarzający zawiera z każdym subprocesorem umowę nakładającą takie same obowiązki ochrony danych jak określone w niniejszej Umowie.
  5. Aktualna lista subprocesorów obejmuje m.in.:
    • Google Cloud Platform (Google LLC) – hosting infrastruktury, baza danych (UE, europe-west1).
    • ElevenLabs, Inc. – transkrypcja nagrań audio (USA).
    • OpenRouter, Inc. – routing do modeli językowych AI (USA).
    • Langfuse GmbH – obserwowalność AI (tracing wywołań modeli, prompt management) – UE, Frankfurt.
    • Resend (Resend, Inc.) – wysyłka e-maili transakcyjnych (USA).
    • Cloudflare, Inc. – proxy warstwy sieciowej, ochrona DDoS (USA).
    Pełna i aktualna lista wraz z lokalizacjami i podstawami transferu dostępna jest w Polityce Prywatności.

§ 4. Przekazywanie danych poza EOG

  1. Poza EOG (USA) przekazywane są nagrania audio wizyt, notatki i transkrypcje do następujących subprocesorów:
    • ElevenLabs, Inc. (USA) – transkrypcja nagrań audio; transfer na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC).
    • OpenRouter Inc. (USA) – routing do modeli językowych AI (generowanie raportów); transfer na podstawie SCC.
  2. Transfer obejmuje wyłącznie informacje niezbędne do realizacji Usługi.
  3. Dane przekazywane do Langfuse GmbH (obserwowalność wywołań AI) pozostają wewnątrz EOG (Frankfurt, AWS eu-central-1) i nie podlegają mechanizmom transferu poza EOG.

§ 5. Bezpieczeństwo przetwarzania

Minimalne wymagania techniczne i organizacyjne Przetwarzającego obejmują:

  • Szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (TLS 1.2 lub wyższy) oraz w spoczynku.
  • Pseudonimizację danych tam, gdzie jest to technicznie możliwe.
  • Kontrolę dostępu opartą na minimalnych uprawnieniach i wieloskładnikowym uwierzytelnianiu.
  • Zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów.
  • Zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych w razie incydentu.
  • Regularne testy penetracyjne i oceny skuteczności środków bezpieczeństwa.

§ 6. Zgłaszanie naruszeń

  1. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Przetwarzający zgłasza naruszenie Administratorowi niezwłocznie po tym, jak dowiedział się o naruszeniu.
  2. Zgłoszenie zawiera: opis charakteru naruszenia, dane punktu kontaktowego, wskazanie prawdopodobnych konsekwencji oraz środków podjętych w celu zaradzenia naruszeniu.
  3. Przetwarzający współpracuje z Administratorem w wypełnianiu obowiązków wynikających z art. 33 i 34 RODO.

§ 7. Prawa podmiotów danych

  1. Przetwarzający wspiera Administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie, sprzeciw).
  2. Przetwarzający przekazuje Administratorowi niezwłocznie (nie później niż w ciągu 5 dni roboczych) wszelkie żądania kierowane bezpośrednio do Przetwarzającego przez osoby, których dane dotyczą.

§ 8. Odpowiedzialność

  1. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym postanowienia RODO lub niniejszej Umowy (art. 82 RODO).
  2. Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że w żaden sposób nie ponosi winy za zdarzenie, które spowodowało szkodę.

§ 9. Postanowienia końcowe DPA

  1. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z chwilą akceptacji Regulaminu i obowiązuje przez cały okres korzystania z Usługi.
  2. W razie sprzeczności między postanowieniami DPA a Regulaminu, pierwszeństwo mają postanowienia DPA.
  3. Umowa podlega prawu polskiemu oraz RODO.