Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 21 czerwca 2026
1. Administrator danych — kto przetwarza Państwa dane?
Administratorem danych osobowych przekazanych podczas rejestracji i korzystania z Usługi jest:
Nazwa: Patryk Waluś Software
Adres: ul. Bzów 4, 43-354 Czaniec
NIP: PL 9372731213
E-mail: [email protected]
2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy?
| Kategoria danych | Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu osoby kontaktowej — Klienci i potencjalni Klienci | Prezentacja oferty, rejestracja konta, realizacja usługi, obsługa techniczna, kontakt w sprawach usługi | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prezentacja oferty |
| Dane z formularza kontaktowego: adres e-mail, nazwa placówki, treść wiadomości | Odpowiedź na zapytanie oraz ewentualny kontakt handlowy dotyczący tego konkretnego zapytania. Dane nie są wykorzystywane do celów marketingowych ani newslettera. | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — działania przed zawarciem umowy; Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — uzasadniony interes (odpowiedź na zapytanie) |
| Odpowiedzi w anonimowej ankiecie badawczej na stronie /badanie wraz ze źródłem wejścia na stronę (np. parametrami UTM). Ankieta nie zawiera pytań o imię, adres e-mail ani nazwę placówki. | Przeprowadzenie badania dotyczącego czasu poświęcanego na dokumentację medyczną oraz publikacja wyników badania w formie zbiorczych statystyk i anonimowych cytatów z odpowiedzi otwartych | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — uzasadniony interes (przeprowadzenie badania), w zakresie, w jakim odpowiedzi mogą stanowić dane osobowe |
| Adres e-mail podany w formularzu zapisu na wyniki badania | Wyłącznie jednorazowe wysłanie wyników badania. Adres e-mail jest zapisywany w bazie danych Vetaio, oddzielnie od odpowiedzi w ankiecie zbieranych przez Tally, i nie jest z nimi łączony. Nie jest wykorzystywany do celów marketingowych ani do przesyłania ofert handlowych. | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda |
| Dane personelu Klienta: imię, nazwisko, adres e-mail, rola w systemie (np. lekarz, recepcja) | Nadanie dostępów, zarządzanie uprawnieniami | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO |
| Dane logowania: hash hasła, identyfikator sesji | Bezpieczeństwo konta, uwierzytelnianie użytkowników | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO |
| Dane rozliczeniowe (NIP, adres, dane do faktury) | Wystawienie faktury VAT/paragonu oraz spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO |
| Logi systemowe: adres IP, znaczniki czasu, historia logowań | Bezpieczeństwo systemu, diagnostyka techniczna, ochrona przed nadużyciami | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — bezpieczeństwo systemu informatycznego |
Podanie wszystkich danych osobowych jest dobrowolne, jednak może uniemożliwić świadczenie usługi, prawidłową obsługę lub wystawienie faktury.
Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób częściowo zautomatyzowany — za pomocą modeli sztucznej inteligencji wykorzystywanych przez Platformę (m.in. transkrypcja nagrań audio, generowanie i przegląd raportów SOAP oraz generowanie podsumowań pacjenta na podstawie zatwierdzonych raportów). Wyniki działania AI mają charakter pomocniczy i każdorazowo podlegają weryfikacji oraz zatwierdzeniu przez wykwalifikowanego lekarza weterynarii przed włączeniem ich do dokumentacji medycznej. Żadne decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osoby, których dane dotyczą, nie są podejmowane wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO.
Dane osobowe nie podlegają profilowaniu.
3. Odbiorcy danych
Państwa dane mogą zostać udostępnione (w zakresie niezbędnym do danego celu):
- podmiotom świadczącym usługę hostingu
- podmiotom obsługującym płatności oraz fakturowanie
- podmiotom świadczącym usługi audytu, doradztwa prawnego i księgowego
- uprawnionym organom państwowym w przypadkach wyraźnie wskazanych przepisami prawa
- obsłudze IT
- współpracownikom/pracownikom Administratora
Podprocesorzy (subprocessors)
W ramach świadczenia usługi Administrator korzysta z następujących podprocesorów, którzy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG):
| Podmiot | Cel | Lokalizacja | Zabezpieczenie transferu |
|---|---|---|---|
| Google Cloud Platform (Google LLC) | Hosting infrastruktury, baza danych | UE (europe-west1) | Dane w EOG |
| ElevenLabs, Inc. | Transkrypcja nagrań audio wizyt | USA | SCC (Decyzja KE 2021/914) |
| OpenRouter, Inc. | Routing do modeli AI (generowanie raportów) | USA | SCC (Decyzja KE 2021/914) |
| Resend (Resend, Inc.) | Wysyłka wiadomości e-mail (formularz kontaktowy, e-maile transakcyjne) | USA | SCC (Decyzja KE 2021/914) |
| Google LLC (reCAPTCHA) | Ochrona formularzy przed botami (logowanie, formularz kontaktowy) | USA | SCC (Decyzja KE 2021/914) |
| Cloudflare, Inc. | Proxy warstwy sieciowej, ochrona DDoS, cache treści | USA | SCC (Decyzja KE 2021/914) |
| Langfuse GmbH | Obserwowalność AI — tracing wywołań modeli językowych (obejmuje dane wejściowe i wyjściowe wywołań AI, m.in. transkrypcje wizyt oraz treść generowanych raportów SOAP), zarządzanie promptami, monitoring jakości i kosztów. Retencja śladów: maksymalnie 90 dni, po czym są automatycznie usuwane. | UE (Frankfurt, AWS eu-central-1) | Dane w EOG |
| Plausible Insights OÜ | Anonimowa analityka stron marketingowych (bez cookies, bez profilowania; nie obejmuje aplikacji zalogowanej) | UE (Niemcy, Frankfurt) | Dane w EOG |
| Tally BV | Formularz ankiety badawczej (strona /badanie) | UE (Belgia) | Dane w EOG |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Monitorowanie błędów i stabilności (frontend + backend); zamaskowane nagrania sesji do reprodukcji błędów — dane medyczne, treść formularzy i pola wejściowe są maskowane na poziomie SDK i nie są przesyłane | USA | SCC (Decyzja KE 2021/914) |
Poza EOG przekazywane są wyłącznie nagrania audio wizyt, notatki i transkrypcje — w zakresie niezbędnym do realizacji usługi — oraz dane z formularza kontaktowego przekazywane do Resend w celu dostarczenia wiadomości e-mail.
4. Okres przechowywania danych
| Cel przetwarzania | Okres przechowywania |
|---|---|
| Wykonanie umowy (świadczenie usługi) | Przez okres trwania umowy, a następnie przez czas wynikający z przepisów prawa |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | 3 lata + 1 rok |
| Obowiązki podatkowe | 5 lat |
| Logi systemowe i bezpieczeństwa | 12 miesięcy, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania |
| Odpowiedzi w ankiecie badawczej | Przez okres niezbędny do przeprowadzenia analizy i publikacji wyników badania |
| Zapisy na wyniki badania (adres e-mail) | Do momentu wysłania wyników badania, po czym adres e-mail jest usuwany, albo do wcześniejszego wycofania zgody |
| Nagrania audio wizyt | Usuwane niezwłocznie po zakończeniu transkrypcji. W razie nieuruchomienia przetwarzania lub jego niepowodzenia — maksymalnie w ciągu 24 godzin od zakończenia wizyty. Nagrania nie są przechowywane trwale. |
| Transkrypcje wizyt (w infrastrukturze obserwowalności AI — Langfuse) | Maksymalnie 90 dni od utworzenia śladu, po czym są automatycznie usuwane. Wykorzystywane wyłącznie do monitoringu jakości i debugowania modeli AI; nie są udostępniane osobom trzecim ani wykorzystywane do trenowania modeli. |
| Raporty SOAP (podsumowania wizyt) i inne treści dokumentacji medycznej wprowadzone przez Użytkownika | Przez okres trwania umowy z Użytkownikiem (przychodnią) jako element dokumentacji medycznej prowadzonej przez Administratora danych. |
| Dane z formularza kontaktowego | Do czasu rozpatrzenia zapytania i zakończenia kontaktu handlowego dotyczącego tego zapytania, nie dłużej niż 12 miesięcy. Po tym czasie dane są usuwane. |
5. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskanie informacji, czy i jakie dane są przetwarzane.
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — żądanie poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych/niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — żądanie usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — żądanie ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie.
- Prawo do cofnięcia zgody — w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby.
6. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w tym:
- kontrolę dostępu do danych osobowych
- szyfrowanie danych podczas przesyłania (TLS)
- regularne kopie zapasowe
- procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych
7. Pliki cookies i dane techniczne
Administrator może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania (cookies niezbędne) oraz opcjonalnie za zgodą użytkownika (cookies analityczne, marketingowe).
Na stronach marketingowych (strona główna, FAQ, rejestracja) używamy Plausible Analytics — prywatnościowego narzędzia analitycznego, które nie używa plików cookie, nie tworzy profilu użytkownika i nie zbiera danych osobowych. Plausible przetwarza wyłącznie zanonimizowane dane statystyczne (np. odsłony stron, kraj wizyty, źródło ruchu). Serwery Plausible działają w Unii Europejskiej (Niemcy).
W zakresie atrybucji kampanii reklamowych zapisujemy w localStorage Państwa przeglądarki parametry UTM oraz adres strony odsyłającej z momentu wejścia na naszą stronę (TTL 30 dni). Dane te służą wyłącznie do powiązania rejestracji konta z konkretną kampanią oraz do określenia, z jakiego kanału pochodzą odpowiedzi w ankiecie badawczej na stronie /badanie. Dane te nie są łączone z danymi osobowymi.
Do monitorowania błędów i stabilności Usługi (zarówno w aplikacji zalogowanej, jak i na stronach marketingowych) wykorzystujemy Sentry (dostawca: Functional Software, Inc.). Sentry rejestruje techniczne informacje o błędach (komunikat błędu, ślad stosu, adres URL, typ przeglądarki, anonimowy identyfikator sesji) oraz — wyłącznie po stronie przeglądarki — zamaskowane nagrania sesji(Session Replay) służące do reprodukcji błędów. Treść formularzy, dane medyczne, tekst SOAP, dane pacjentów oraz wszystkie pola wejściowe są maskowane na poziomie SDK i nie są przesyłane do Sentry. Podstawa prawna: uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — utrzymanie stabilności i bezpieczeństwa Usługi. Sentry działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy DPA.
Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies dostępne są w Polityce Cookies.
8. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych. O istotnych zmianach Administrator poinformuje z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Aktualna wersja Polityki dostępna jest zawsze pod adresem: vetaio.com/polityka-prywatnosci.